Durante il lockdown causato dalla pandemia di Covid-19 abbiamo tutti partecipato ad almeno un webinar. Aziende di media, università, associazioni di categoria e organizzazioni no profit hanno cominciato ad organizzare regolarmente webinar, conferenze online e video chiamate di gruppo. 

Gli inviti ai webinar hanno letteralmente intasato le nostre caselle di posta elettronica e sui social media hanno cominciato a diffondersi, soprattutto oltreoceano, hashtag come #ZoomGloom, #DeathByWebinar e # WebinarComa che la gente ha adottato per esprimere il disagio causato dal loop continuo di videochiamate, riunioni su Skype e conferenze senza fine. Le persone ora sono così stanche che hanno persino iniziato a creare meme e canzoni per esprimere i loro sentimenti.

Sono nati anche meme appositi per sdrammatizzare sul fenomeno:

Se anche tu avevi intenzione di organizzare un webinar e leggendo l'inizio di questo articolo ti sei scoraggiato, non preoccuparti! Di seguito ti sveliamo alcuni tips per organizzare un webinar di successo.

Prima di tutto devi capire se il webinar è il mezzo adatto alle tue esigenze e per farlo devi tenere conto dell'argomento da trattare, del tempo necessario per trattarlo e del tuo pubblico. La maggior parte del pubblico online tende a perdere interesse dopo circa due ore (o anche meno!). Mentre i webinar funzionano bene per alcuni argomenti, non sono adatti ad ogni esigenza di formazione.

Di solito in un webinar ci sono tre attori principali: l'organizzatore / facilitatore, il/ i relatore/i e gli assistenti.

L'organizzatore è la persona responsabile dello sviluppo dell'argomento del webinar, del reclutamento degli speaker, della commercializzazione dell'evento, della registrazione dei partecipanti prima e di tutto quello che avviene dopo il webinar. Durante il webinar, l'organizzatore di solito partecipa presentando relatori, intervistando esperti in materia, moderando le domande del pubblico e incoraggiandone la partecipazione. 

Gli speaker sono i cosiddetti "Subject Matter Expert", ovvero gli esperti della materia. Devono preparare una presentazione in vista del webinar e commentarla, oltre che rispondere alle domande del pubblico sul tema di loro pertinenza.

Gli assistenti sono preposti a rispondere a domande tecniche e logistiche ("non si sente nulla", ad esempio). 

Un webinar può rispondere a diversi format:

• un solo speaker;
• modalità intervista;
• discussione multipla moderata;
• etc.

In base ai fattori che abbiamo sopra indicato (tempo a disposizione, tipologia di pubblico e topic) potrai selezionare la tipologia di webinar più consona.

Poiché i webinar si basano su audio e immagini per trasmettere il loro messaggio, entrambi dovrebbero essere coinvolgenti. Le slide semplici con molto testo sono assolutamente da evitare.
Ricordati, inoltre, sempre di prevedere:

• Una slide introduttiva che ricorda al tuo pubblico come accedere all'evento e a che ora inizierà il webinar. 
• Una slide che introduce ogni relatore, incluso il titolo del suo lavoro, l'organizzazione di appartenenza e una fotografia, se disponibile. 
• Una rapida panoramica dell'agenda del webinar e degli argomenti da trattare.

La selezione dello strumento di web conference meriterebbe una trattazione a parte. Per ora ci limitiamo a consigliarti di tenere sempre ben presente la quantità di persone che dovranno accedere al webinar, la gestione dell'audio da parte dello strumento, la possibilità di registrare l'evento per vederlo in un secondo momento.

Con questi accorgimenti non potrai sbagliare!

Se ancora non ti senti pronto ad organizzare da solo il tuo primo webinar, ci pensiamo noi!

Contattaci e sceglieremo insieme strumenti, formati e visual per il tuo evento online.